Выставки: подготовка, задачи, материалы и отчетность
Подготовка выставки ведется в одной карточке: бюджет, участники, командировки, материалы, задачи и документы. После мероприятия сохраняются контакты, расходы и итоговый отчет.
Нужно было превратить участие в выставках из ручного организационного процесса в управляемую систему:
- фиксировать все мероприятия в одном месте;
- согласовывать участие и документы по понятным этапам;
- учитывать расходы на стенды, проезд и проживание;
- автоматически связывать выставку с командировками участников;
- собирать анкеты посетителей и передавать их в CRM;
- видеть, какие города и регионы покрыты мероприятиями;
- сравнивать выставочную активность с продажами по регионам.
То есть задача была не просто "сделать список выставок", а собрать полноценный контур: планирование, бюджет, участники, документы, контакты и итоговая аналитика.
В Bitrix24 создано цифровое рабочее место "Выставки". Внутри него связаны несколько смарт-процессов:
- "Выставки" - основная карточка мероприятия;
- "Анкета посетителя выставки" - сбор и обработка контактов;
- "Сводный отчет В" - управленческая отчетность по периоду.
Карточка выставки стала центром процесса. В ней хранятся даты, город, участники, согласования, договоры, счета, командировки, расходы и результат по контактам. Процесс проходит по стадиям: подготовка информации, согласование руководителем, согласование договора, счета, командировки, сборы, проведение, отчет, успех или провал.
Отдельно настроены связи с договорами, счетами, командировками, бизнес-регионами, демо-изделиями и презентациями оборудования. Благодаря этому выставка не висит отдельно от остальной CRM, а становится частью общей системы продаж и управления.
Финансы и командировки
В карточке выставки учитываются предполагаемые и фактические расходы: подготовка, счета, проезд, проживание, участники и связанные командировки. Это дает руководителю понятную картину: сколько стоит участие, кто едет, что уже согласовано и какие расходы относятся к конкретному мероприятию.
Такой учет особенно важен для компаний, которые регулярно ездят по регионам. Выставки перестают быть расходом "на маркетинг вообще" и становятся измеримой инвестицией в конкретные территории и каналы продаж.
Анкеты и дальнейшая работа с клиентами
Для посетителей выставки создан отдельный процесс анкетирования. В карточке анкеты сохраняются имя, телефон, email, компания, должность, интересующая продукция и связь с конкретной выставкой.
Дальше эти данные можно использовать в CRM: создавать контакты и компании, передавать информацию менеджерам, учитывать количество обработанных анкет и сравнивать результат разных мероприятий.
Аналитика по регионам
Ключевая особенность решения - связь выставок с бизнес-регионами. На портале сделки также связаны с регионами, поэтому появляется основа для управленческого анализа: куда компания ездила, сколько потратила, сколько контактов получила и как это соотносится с продажами в этих регионах.
Вместо вопроса "стоит ли нам ездить на выставки" появляется более точный вопрос: "в какие регионы и на какие мероприятия стоит вкладываться".
По каждой выставке видны участники, согласования, документы, командировки, расходы и собранные контакты. Отдел продаж продолжает работу с посетителями в CRM.
Мероприятия связаны с бизнес-регионами, поэтому руководитель может сопоставлять города, расходы, полученные контакты и последующие продажи по территориям.
Демонстрационное оборудование и командировки остаются связанными с конкретной выставкой, а итог обсуждается по сохраненным данным, а не по разрозненным отчетам участников.
Хотите разобрать похожую задачу?
Опишите исходную ситуацию, участников, документы и системы. Разберем, что можно настроить в Битрикс24 и ИИ и какие данные потребуются из 1С.