Рекламные материалы в Битрикс24

Нужно было сделать рабочую систему для рекламных материалов, а не просто папку с файлами:

• принимать заявки на изготовление рекламной продукции;
• собирать ТЗ, изображения, примеры, файлы и дополнительные комментарии в одном месте;
• проводить согласование с руководителем и утверждение макета;
• ставить задачу дизайнеру и хранить исходники вместе с превью;
• сравнивать предложения поставщиков и фиксировать выбранного исполнителя;
• учитывать тираж, стоимость изготовления и счет;
• связывать рекламные заказы с выставками и представительскими расходами;
• вести библиотеку готовых рекламных материалов;
• контролировать демонстрационное оборудование, которое используется на презентациях и мероприятиях;
• получать сводный отчет по расходам за период.

То есть задача была не в том, чтобы "завести карточки рекламных материалов" в Bitrix24. Нужно было связать маркетинг, дизайн, закупку, бухгалтерию, выставки и складской контур демо-оборудования в один понятный процесс.

В Bitrix24 создано цифровое рабочее место "Рекламные материалы". В него входят пять связанных смарт-процессов:

• "Рекламные материалы" - библиотека готовых материалов и макетов;
• "Заказ рекламы" - процесс изготовления рекламной продукции;
• "Демо.Изделия" - база оборудования, доступного для демонстраций;
• "Презентация оборудования" - процесс оформления демонстрации и бронирования оборудования;
• "Сводный отчет РМ" - отчетность по расходам на рекламные материалы.

Такое разделение важно: заявка на изготовление, готовый материал, демонстрационное изделие и отчет - это разные сущности. Если смешать их в одной таблице, процесс быстро станет неудобным. В этом решении каждая часть живет отдельно, но связана с остальными через Bitrix24.

Заказ рекламы как управляемый процесс

Смарт-процесс "Заказ рекламы" закрывает путь от идеи до полученного тиража. Заявка проходит стадии:

• подготовка;
• согласование ЗГД;
• задача дизайнеру;
• утверждение макета;
• бухгалтерия;
• производство;
• тираж получен;
• провал, если заказ не состоялся.

В карточке заказа хранится не только название задачи. Там фиксируются дата создания и дата выполнения, инициатор, вид продукции, ТЗ, изображения и документы, описание, дополнительные комментарии, исходники макета, превью, признак утверждения макета, тираж, стоимость изготовления, счет, поставщики, цены и комментарии по нескольким предложениям.

Отдельно предусмотрен выбор поставщика. Это важная управленческая точка: решение видно не только как "заказали у кого-то", а как сравнение вариантов с ценами и комментариями. Для руководителя и бухгалтерии это уже нормальная история принятия решения, а не набор сообщений в чате.

Библиотека готовых материалов

Смарт-процесс "Рекламные материалы" используется как каталог готовых материалов. В нем хранятся наименование файла, общий файл, макет, вид или формат, язык и артикул.

По данным портала в библиотеке есть материалы разных типов: презентации о компании, логотипы, лифлеты по изделиям, каталоги, материалы на русском и английском языке, брендированная продукция и продуктовые макеты. Это уже не просто файловая папка, а структурированная база, где можно понять, какой материал существует, в каком он формате и где лежит актуальная версия.

Бизнес-ценность здесь простая: отдел продаж, маркетинг и руководители перестают каждый раз заново искать "последний макет" или спрашивать, есть ли готовый материал под конкретный продукт.

Связь с выставками и расходами

Рекламные материалы часто нужны не сами по себе, а под конкретное мероприятие: выставку, поездку, презентацию оборудования, работу в регионе. Поэтому в заказе рекламы предусмотрена связь с выставкой и комментарий к запросу.

Это позволяет видеть, какие расходы возникли не "просто на маркетинг", а в контексте конкретного мероприятия. Например, лифлеты для выставки, баннер, брендированные пакеты или другая полиграфия могут быть связаны с выставочным процессом и дальше попадать в управленческую картину расходов.

Дополнительно настроен бизнес-процесс "Представительские расходы в выставку", который показывает, что рекламный блок не изолирован: он связан с другими рабочими местами портала и влияет на общую отчетность по мероприятиям.

Демо-изделия, презентации оборудования и АИ-агент

Отдельная сильная часть решения - работа с демонстрационным оборудованием. Для медицинской или технической продукции рекламные материалы не заканчиваются полиграфией: клиентам нужно показывать оборудование, бронировать образцы, понимать занятость и возвращать изделия на склад.

Здесь важно разделение ролей между двумя смарт-процессами.

"Демо.Изделия" - это база оборудования, которое можно использовать для демонстраций. В ней хранится список изделий, их текущий статус, даты, текущая бронь, кто запросил изделие, а также связи с бизнес-регионом, компанией и выставкой. То есть это не процесс согласования, а справочник и рабочее состояние оборудования: что есть в парке, что забронировано, что находится в работе и что должно вернуться на склад.

Сам процесс оформления демонстрации идет через смарт-процесс "Презентация оборудования". В нем создается заявка на конкретное изделие, даты, регион, компанию или выставку. Заявка проходит через этапы: заявка, согласование, согласовано и получение оборудования, в работе, возврат на склад, успех или провал.

Дополнительно для этого блока был разработан АИ-агент. Он закрывает сценарий, который неудобно решать только карточками: сотрудник пишет в чат, что хочет забронировать демонстрационное изделие или узнать доступные образцы, агент уточняет даты, проверяет занятость по существующим заявкам, показывает свободные варианты и может пошагово оформить заявку прямо в чате.

Если сотрудник заполняет заявку вручную, приложение также проверяет конфликты по датам. Если выбранный демонстрационный образец уже занят, АИ-агент предупреждает пользователя, добавляет комментарий в карточку и не дает ошибочной заявке молча уйти дальше по процессу.

Когда заявка переходит в работу, приложение синхронизирует данные с карточкой демо-изделия: даты, статус, инициатора, компанию, выставку и бизнес-регион. Когда оборудование возвращается на склад, приложение очищает активные поля и убирает соответствующую запись из списка броней, не ломая историю и связанные вкладки.

В результате компания видит не только "какой образец нужен", а полный контур: какие демо-изделия есть в базе, кто их запросил, на какие даты, для какого региона или выставки, согласовано ли использование, где сейчас изделие и вернулось ли оно на склад.

Отчетность

Для управленческого контроля создан смарт-процесс "Сводный отчет РМ". В нем предусмотрены даты отчетного периода и расходы по категориям: общий расход, сувенирная продукция, фото и видео, полиграфия, интернет-реклама, прочие рекламные материалы и представительские расходы.

На портале найден отчет за период с 01.01.2025 по 31.12.2025. В нем отражены расходы на полиграфию, интернет-рекламу и представительские расходы. Даже если отчетность дальше будет расширяться, сама модель уже задана правильно: рекламная активность измеряется по периодам и категориям, а не остается набором разрозненных счетов.