Продажи, документы и аналитика в Битрикс24

Нужно было собрать в Bitrix24 контур, который помогает руководителю видеть продажи не фрагментами, а как связанную систему:

• фиксировать сделки и заказы из разных источников, включая сайт;
• связывать CRM с 1С и учетными номерами;
• хранить данные по договорам и спецификациям;
• фиксировать реализации и поступления;
• видеть, по каким сделкам есть документы, оплаты и отгрузки;
• отделять статус сделки от факта оплаты и закрывающих документов;
• связывать продажи с компаниями, контактами и ответственными;
• учитывать обращения и корректирующие действия после продажи;
• связывать продажи с бизнес-регионами;
• сопоставлять продажи с выставками и командировками;
• получать аналитику по регионам, менеджерам, источникам, деньгам, циклу сделки и документальному состоянию продаж.

Задача была не просто "настроить CRM". Нужно было снять ручную работу, которая обычно расползается по перепискам, таблицам, 1С и памяти менеджеров: где документ, есть ли реализация, была ли оплата, к какой сделке относится поступление, какой регион дал продажу, как выставки и поездки связаны с коммерческим результатом.

В Bitrix24 сделка используется как центральная точка сборки данных. Вокруг нее связаны несколько контуров:

• CRM хранит сделку, клиента, ответственного, стадии и историю работы;
• 1С передает учетные идентификаторы, номера и данные для синхронизации;
• смарт-процессы фиксируют договоры, спецификации, реализации, поступления и обращения;
• бизнес-регионы дают географический разрез;
• выставки и командировки добавляют контекст рыночной активности;
• аналитика соединяет все это в управленческую картину.

Для заказов с сайта настроен отдельный бизнес-процесс. Он выделяет такие заказы из общего списка продаж, актуализирует нужные данные и готовит их для загрузки в 1С. В логике кейса это не главный центр системы, а один из источников продаж. Он важен как автоматизированный канал входящих заказов, но общая модель строится вокруг всех продаж и их документального сопровождения.

Документы продаж и закрывающий контур

Ключевая часть проекта - автоматизация рутины вокруг документов. Руководителю и менеджеру важно видеть не только то, что сделка находится в нужной стадии, но и что по ней реально происходит дальше:

• какой договор или спецификация связаны со сделкой;
• какие документы пришли из 1С;
• есть ли реализация;
• есть ли поступление денег;
• к какой сделке относится оплата;
• закрыта ли продажа документально;
• есть ли после продажи обращения или корректирующие действия.

Для этого используются связанные смарт-процессы "Реализации" и "Поступления". "Реализации" показывают, что было оформлено и отгружено по учетным документам. В них хранится связь со сделкой, компанией, договором с контрагентом и поступлениями. По данным портала найдено 2284 реализации.

"Поступления" нужны для контроля оплат. Они связаны со сделками, компаниями, договорами и реализациями. По данным портала найдено 1256 поступлений.

Это позволяет не смешивать разные факты в один статус. Сделка может считаться успешной в CRM, но для управленческого контроля важно отдельно видеть реализацию, оплату и закрывающие документы. Такая модель дает более честную аналитику: не только "продали", но и "оформили", "отгрузили", "получили деньги", "закрыли документально".

Синхронизация с 1С

Связка с 1С нужна, чтобы CRM и учетная система не жили двумя разными реальностями. В сделках используются поля для ID с сайта, внешнего кода заказа клиента в 1С, номера 1С и признака удаления в 1С.

По бизнес-процессам настроены сценарии, которые работают с данными 1С: получают артикулы и наименования, очищают номер из 1С от лишних символов, назначают ответственного, меняют ответственного по данным компании и формируют название сделки по номеру из 1С.

Для менеджера это снижает ручной труд: не нужно отдельно искать учетные номера, переносить данные и сверять карточку CRM с документами в другой системе. Для руководителя это дает возможность сопоставлять CRM-статусы с учетными фактами.

Заказы с сайта как отдельный канал

Заказы с сайта не вынесены в отдельную воронку. Они находятся в общем контуре продаж, но выделяются отдельным бизнес-процессом. Этот процесс определяет, что сделка относится к сайту, обновляет необходимые поля и подготавливает данные для загрузки в 1С.

Это полезно для контроля канала, но не превращает сайт в отдельную модель продаж. Заказы с сайта встроены в общую систему вместе с постоянными клиентами, договорами, реализациями, поступлениями, регионами и аналитикой. Благодаря бизнес-процессу они не теряются в общем списке и одновременно остаются частью единого продажного контура.

Регионы, выставки и командировки

Для управленческой аналитики продаж важны не только суммы и стадии. Нужно понимать, где формируется спрос и какие действия компании влияют на результат.

В портале есть смарт-процесс "Бизнес регионы". По данным портала найдено 2396 бизнес-регионов. В них хранятся разрезы по федеральному округу, региону, области, краю, республике и географическому региону. Бизнес-регионы связаны со сделками, выставками, демонстрациями, презентациями оборудования и договорами.

Отдельно ведутся выставки и командировки. По данным портала найдено 148 выставок и 545 командировок. Командировки связаны с выставками и бизнес-регионами, а также содержат расходы на гостиницу, билеты, транспорт и командировочные.

Так продажи можно анализировать не только как финансовый результат, но и как следствие реальной активности компании: где были выставки, куда ездили сотрудники, какие регионы покрывались мероприятиями, какие сделки и поступления появились в этих регионах.

Аналитика

Главный результат такой архитектуры - возможность собрать анализ продаж в одном окне. Не в смысле одной красивой таблицы, а в смысле единой модели данных, где можно задавать управленческие вопросы и получать ответы из связанных сущностей:

• сколько продаж началось и сколько завершилось;
• какая конверсия по количеству и по деньгам;
• какой средний чек;
• сколько живет сделка;
• где открытый хвост сделок;
• по каким сделкам есть поступления;
• где есть реализация, но нет оплаты;
• какие регионы дают продажи;
• какие менеджеры ведут сделки эффективнее;
• какие выставки и командировки связаны с продажами;
• где продажи подтверждены документами, а где виден только CRM-статус.

Для такой аналитики важно считать не только количество сделок. Нужно связывать деньги, даты начала и завершения, стадии, причины отказов, менеджеров, регионы, реализации и поступления. Иначе отчет показывает видимость продаж, а не реальную управленческую картину.