HR-блок в Битрикс24: личные дела, заявки сотрудников и «Мой кабинет»

Нужно было сделать кадровые процессы удобными для сотрудников и руководителей: чтобы сотрудник мог сам подать заявление или заявку, руководитель быстро согласовал ее в понятном маршруте, а HR не занимался постоянной ручной пересылкой, напоминаниями и поиском документов.

Цель была не в том, чтобы просто перенести кадровые процессы в Bitrix24. Нужно было автоматизировать рутину: заявления, согласования, уведомления, связи с личным делом, контроль статусов и хранение кадровых событий в одном месте.

Основные задачи:

• вести цифровые личные дела сотрудников;
• связать личное дело с карточкой пользователя и подразделением;
• автоматизировать заявки на отпуск, больничный, удаленную работу и командировки;
• проводить согласования через понятные стадии;
• хранить обучение и развитие сотрудников в связанной структуре;
• дать сотруднику личный кабинет, где можно создавать и отслеживать свои HR-заявления;
• убрать ручной поиск документов, заявок и статусов.

В Bitrix24 создано цифровое рабочее место "Управление персоналом". В него входят смарт-процессы:

• "Вакансии";
• "Отбор кандидатов";
• "Личные дела";
• "Командировка";
• "Отпуск";
• "Больничный";
• "Удаленная работа";
• "Университет".

Отдельно создано цифровое рабочее место "Мой кабинет", которое связано с HR-блоком и выступает персональной точкой входа сотрудника в свои процессы.

Личное дело как центр HR-структуры

В основе решения - смарт-процесс "Личные дела". В нем хранится цифровая карточка сотрудника: ФИО, дата рождения, карточка пользователя Bitrix24, руководитель, должность, подразделение и связь с "Моим кабинетом".

Личное дело связано с другими HR-процессами: отпусками, командировками, больничными, удаленной работой, обучением и запросами на обучение. Это позволяет видеть не только анкетные данные сотрудника, но и историю его кадровых событий.

Стадии личного дела отражают жизненный цикл сотрудника: оформление, испытательный срок, работа в коллективе, увольнение, архив.

Мой кабинет сотрудника

"Мой кабинет" - это персональная точка входа сотрудника в HR-процессы. Через него сотрудник не только видит свои данные и связанные события, но и может создавать заявления и заявки: на отпуск, командировку, больничный, удаленную работу, обучение и другие кадровые процессы.

Для сотрудника это заменяет переписки и уточнения "кому написать" или "где подать заявление". Для руководителя это дает понятный поток заявок на согласование. Для HR - связанную историю по каждому человеку: личное дело, кабинет, заявления, статусы и документы.

Дополнительно был реализован сценарий открытия кабинета из профиля сотрудника Bitrix24: пользователь нажимает действие в профиле, а система открывает его персональный кабинет. Для пользователя это выглядит как простой переход, но внутри связаны пользователь Bitrix24, карточка кабинета и HR-смарт-процессы.

Заявки и согласования

Каждый кадровый процесс вынесен в отдельный смарт-процесс со своими стадиями и полями.

Отпуск проходит через даты начала и окончания, согласование руководителем, согласование генеральным директором, бухгалтерию и хранение копии заявления.

Командировка включает цель, город, даты, тип поездки, руководителя, генерального директора, бухгалтерию, бронирование гостиницы и билетов. Командировка может быть связана с личным делом, "Моим кабинетом", выставкой и бизнес-регионом.

Больничный хранит даты, файл больничного, уведомление руководителя и ознакомление генерального директора.

Удаленная работа фиксирует период, время отсутствия, обоснование и согласования руководителем и генеральным директором.

Такой подход убирает хаос из переписок: заявка становится карточкой с ответственными, статусом, историей и связями.

Подбор и оформление сотрудника

В HR-блоке предусмотрены процессы для вакансий и отбора кандидатов. Вакансия проходит подготовку, юридическое согласование, согласование генеральным директором, размещение и снятие.

Отбор кандидатов отражает реальный путь найма: резюме, собеседование с руководителем, утверждение генеральным директором, подготовка к зачислению и оформление сотрудника. По бизнес-процессам кандидат может быть привязан к вакансии, а после успешного прохождения создается личное дело сотрудника.

Даже если в текущий момент вакансии не активны, сама архитектура уже готова к полному циклу найма.

Обучение сотрудников

Смарт-процесс "Университет" используется для учета обучения. В нем фиксируются провайдер обучения, ссылки на курсы и материалы, планируемый период, количество часов, расписание, программа курса, описание и результат.

Обучение связано с личным делом и "Моим кабинетом", поэтому развитие сотрудника не теряется в отдельных документах. Руководитель видит не просто факт прохождения курса, а связанный элемент внутри кадрового контура.